寝る前に翌日のタイムスケジュールを作成して時間をコントロール【ToDoはやめた】

時間術大全を読んでからメイクタイムの虜です。名著すぎますからね。

時間術大全に書かれている、翌日のタイムスケジュールの寝る前の作成を1週間試しにやってみました。行動にメリハリが出るし、自分のやりたい事が明確に意識できるので、自然と仕事をコントロールすることになります。やる必要のない優先度の低い仕事を、やらないという判断もすぐにできる。

そして自分の生活をコントロールできている実感ががっつり湧いてきます。生活の見方が変わります。

今まではToDoを作ってして仕事していましたが、やることなんて無数に湧いてくる。仕事に終わりはないし、仕事なくてもやることを自発的に見つけてToDoリストとして加えてしまう。コントロールなんてできないです。

忙しくて自分の仕事ができない、自分のやりたい事が出来ないと嘆いている方。試しに1日の計画を作成してみてはいかがでしょう。

翌日のタイムスケジュールを作るメリット

翌日のタイムスケジュールを作るメリットは結構たくさんあります。

  • 行動に迷いがなくなり、次の行動の判断に時間を取られない
  • その日1日のやりたい事(ハイライト)を意識できる
  • ハイライトの為に仕事を調整する意識が芽生える
  • 自分の集中力の波に合わせて仕事を配置できる
  • 行動の客観視が可能となり、最適化できる

タイムスケジュールを作るときに絶対守ってほしいことは、必ずその日1日のうちにやりたい事=ハイライトを決め、タイムスケジュールに組み込むことです。ハイライトは仕事でも遊びでも趣味でもなんでもいい。もし見つからなければ緊急性の高い事をハイライトとしてください。

ハイライトの実施をしっかり意識できれば、ハイライトを実施する時間の確保と、最高の状態で最適な時間帯に実施する為に、ほかの予定の調整をしなければならないという意識に繋がります。

前日寝る前に書く意味

当日に書いても良いんですが、朝の時間帯は集中力が高く重要です。集中力が高い朝の時間帯にタイムスケジュール作成という判断を伴うことをするのはもったいないので、前日の作成を推奨しています。

前日にタイムスケジュールを作成することで、どういう行動をとるべきかという迷いを減らせます。朝からその日その時間にやる事に集中できるわけです。

ToDoのデメリット

やるべき仕事をノートやPCにToDoとして書き込んで、1つずつ仕事を終わらせていくのがToDoを使った仕事の進め方だと思います。やるべきことを細かく挙げていくので、抜け漏れなく仕事を進められるのがメリットになります。

ただし、そのToDoの作成だけではその日にメールや電話で入ってくる仕事の依頼や要求の多くを入れてしまうケースが発生します。ToDoは計画の要素が不足しています。仕事の優先順位と仕事をやる時間帯、どれくらいの時間で終わらせるかが明確にできない。その為、急に入ってきた仕事の優先性の判断に迷いが生じてしまい、仕事を増やしてしまう。

もし仕事の依頼を受けた後に、仕事の計画をするにしても時間がかかるし、優先順位の判断の正確性が落ちる。同時に仕事に取り掛かるまでの時間がかかってしまいます。

また緊急性の高い仕事は集中力の高い時間にやるべきですが、その優先性が不十分であるため、効率が悪い仕事の時間配分となってしまいます。

1日のタイムスケジュールの立て方

汚い字で恐縮ですが、こんな感じでスケジュール作成してます。

10分刻みで作成。細かく見えるかもしれませんが、5分くらいで終わります。

その日に一番やりたい事をハイライトとして必ず設定してください。集中力が高い時間帯に設定できるとベスト。

会議以外のやることは、ツールごとでざっくりまとめると効率が良いと思います。電話、メール、チャットなど。まとめて処理すればマルチタスクとならず集中できます。

またメールやチャットは必ず時間を決めて使用しましょう。絶えずメールやチャットを気にしていると、集中力が下がるし余計な仕事を引き受ける原因にもなります。知らないうちにメール宛先に入っている同僚が仕事終わらせてくれたり、緊急性の高い仕事は電話で連絡くれますよ。他の人を信じましょう。

エネルギーチャージの時間も明確に

ハイライトを実施するためにハイライトや仕事以外の時間も書きましょう。睡眠や食事、家族とコニュケーションはハイライトの充実した実施にもつながります。

人のエネルギーは有限です。バッテリー0に近くなれば集中力も落ちる。問題なのが、その集中力の低下による効率低下に気づかないこと。

仕事中のエネルギーチャージの時間も明確にしタイムスケジュールに組み込みます。エネルギーチャージが意識でき、実際に実行することに繋がります。エネルギーチャージの具体的な手法はエクササイズ、間食、睡眠、散歩などになります。

私自身は仕事中の散歩を意識的に取り入れたんですが、仕事の効率はかなり上がりましたよ。

スケジュールの修正はハイライトを優先に

計画通りにやることを全て守れ、とは言いません。緊急事態が起こったり、やりたい事が変わる可能性もありますし、それらを優先しなければならないときも多いです。

計画が大きく変更になった場合は、その原因となった予定が終わった後、その後の予定を組みなおします。

その予定変更の際もハイライトの時間は確保してください。ハイライトは自分にとってその日の最重要事項なので、そこは譲らず実施できるような予定の組みなおしをしてください。

メール、チャットの確認を削ると良いと思います。今やる必要のない、自分の仕事ではないものを削っていきます。

1日の反省をする

寝る前に翌日のタイムスケジュールを作るのと同時に、その日の反省もします。

ハイライトの実施に対しての評価と、その他に実施したことに対する結果を記入します。実施したことの結果は、実施したことにより自分の気分がどう変化したか書きます。自分が感じたまま書けばOK。

その時の気分は人の集中力に直結します。鬱々とした気分では集中力も出ません。そのため行動どんな気分になったかを記載しておくことは非常に大事。

会議時間の圧縮、新しいエネルギーチャージの方法、メールチェックの時間帯の見直し、睡眠時間の見直し、食事内容など、何でも良いと思います。

心地よくハイライトを実施するために、効率良く時間を使うための行動の最適化を図ることを目的として、1日の反省は非常に有効です。これも5分ほどで終わります。

次の試行を立案する

ついでに次に試してみたい事を考えて反省の下に記載しましょう。そして次の日のタイムスケジュールに取り入れる。

その日実施したことの修正でもいいと思います。とにかくトライ&エラーを繰り返して少しずつ最適な状態に近づけていきます。

これらを繰り返していくと徐々に自分の生活をコントロールしている実感が得られ、大きな充実感に繋がります。

タイムスケジュールを作る10分の習慣で生活の見え方が変わる

なんだか面倒くさいな、と思った人ほどタイムスケジュール作ってみて欲しいです。

10分の作業でかなりの効果が期待できるのと、素晴らしい充実感が得られます。

仕事やるのが大好きな人はToDo書いて実施していけばいいと思いますが、私の自身の人生は仕事だけじゃない。やりたい事もたくさんあるし、他人の仕事も出来るだけ少なくしたい。無駄に手を広げて、多忙中毒に陥いって自分が本来やりたい事見失う必要はないと思う。

会社から見ても、集中と選択を実施して最小工数で最大の仕事してくれる社員を望んでいるはず。時間術なので当たり前ですが、仕事に対してもこの手法は有効です。

この10分の習慣、1週間でもいいので試してみましょう。生活の見え方ががらっと変わります。生活をコントロールできている感じは結構心地よいものです。

 

ではまた。