メールチェックは朝の出社後すぐやるな【朝の時間を有効活用】

私は朝、出社直後はメールチェックしません。これで大きく仕事の効率が上がります。

メールに関する参考記事はこちら:「仕事のコミュニケーションツールはメールを使おう【人の時間を無自覚に奪うな】

メールは出社後、すぐに確認する人が多いと思います。メールもコミュニケーション手段の一つ。無視は良くない意識もありますしね。放置はなかなかできない。重要案件もメールで連絡が来ることが多いです。

私は海外駐在中です。言語の違う外国人との意思疎通、日本側からでは時差を考慮する、駐在員のスケジュールを十分把握できない、となるとメールは重要ツールとなります。

でもメールはいつでも見れるのが利点です。当たり前ですが、確認の時間も返信の時間も自分で計画できるのがメールです。

メールを返さなくても他の人が仕事を進めてくれる

具体的に私は11時頃からメールチェックを始めます。

以前はは私もメールチェックを出社直後から始め、重要会議の要請やクレーム連絡を読みながら心を徐々に削られつつ、10時くらいまでメール処理をする毎日でした。長いときは11時くらいまでやっていました。

でも出張続きでメールを見れない日が続いている最中に気づきます。私がメールを返さないでも仕事は進んでいる結構進む。自分が返信しないでいても、他の誰かが反応して仕事が終わっている事が良くある。時間が経ってメールを出した人が自己解決していた、なんて事もあります。

その出張終わりで自分なりに結論付けたんですが、メールは返信が来ない可能性が高いこと、すぐに返信がない事を自覚してメール作成していること、メールの発信者はみんな分かって使っているんですよね。ただしメールの受け取り手はメールに振り回されてしまうのです

メールの受け取り側は当事者意識が強くなり、自分だけの問題と認識してしまいがちです。自分一人で見るから、自分に向けて情報を発信していると錯覚してしまいます。多くの場合、メールは複数人に宛てられるから、自分だけが当事者ではないんですけどね。

メールに縛られないで仕事効率アップ

そのことに気づいてからメールに振り回されないよう、極力時間を決めてメールを見るようにしました。朝は特に集中力が高い時間帯です。その日で一番重要だと思われる仕事ややりたい仕事を出社直後に取り掛かります。メールは開きません。通知が鬱陶しい場合はWifiの回線ごとオフにします。

不安になるかもしれません。でもWifiをオフにしている間にメールで発信されている仕事は、他の人が進めてくれますよ。大丈夫。他の人を信じましょう。

あなただけが答えを持っている緊急案件では、電話が掛かってくるでしょう。メールの返信までの納期と、回答に使う通信手段は、受け取り手が判断することではありません。

またあなたの返信が、メール発信者にとって最良の問題解決手段や判断であるとは限らないのです。メール受け取り手が考えやすい、当事者意識から来る返信しなくてはならないという強迫概念があるのであれば、今すぐ捨ててしまいましょう。

あなたが今一番重要だと思っている仕事を自分で判断して、進めていくべきです。メールに振り回されてはいけません。

仕事の計画についてはこちらの記事も参考に:「1日のタイムスケジュールを寝る前に作成すると自分の時間をコントロールできる【ToDoはやめた】」

私はメールチェックは11時から1回実施、それ以降は手が空いた時に実施します。自分の仕事が多い時はそれ以降は見ない事も有ります。駐在したてのころに問題に気づいてから約2年半、全く問題は出ていません。

我々日本人サラリーマンは給料決まってます。仕事をだらだら続けてもその日の給料が大きく上がることはあり得ません。それなら、早く効率よく仕事を終わらせて、早く帰りましょう。空いた時間は自分の能力開発でもしましょう。そうすれば個人の仕事の効率はさらに上がって会社としても有益です。

 

ではまた。